文章目录

说明:本文是学习剑飞在思考关于《构建时间记录、分析、规划体系》分享课程的一次总结,通过语音写作的方式在大脑中梳理出来。
2015-7-28 14:06

时间记录分析已经进行了7个月了,目前已基本进入正轨,囊括了生活和工作的方方面面,时间记录的分类几乎没有问题,而分析目前还没有跟上,只在6月初的时候做了一份时间记录分析报表,当时还得到了剑飞的转载,算是有一点收获和反馈。现在时间记录这一块需要做一个梳理,也就是关于时间记录如何记录?如何分析又该如何规划?

但是不急于回答这个问题。如果想做一件事情,那么最好要找到做这件事情的意义所在,如果某件事情的意义不够明确,那么可能就难以坚持,时间记录也是如此,那么时间记录的意义在哪里呢?我觉得时间记录的意义主要有两个大的方面:合理的利用自己的时间和记录自己的生命轨迹。

第一个意义是合理利用自己的时间。 时间是一项极其重要的资源,之所以重要,因为时间本身没有办法增加,减少,借贷,时间过去那么就永远过去了,而工作和生活中耗用时间的事情太多,不胜枚举,越想有成就的人往往越会发现时间不够用。所以要合理的利用自己的时间。而合理利用时间并不是空穴来风,它需要一些行动来支撑。包括记录时间,分析时间和规划时间。

当然,记录本身不是目的,它只是一种途径一种方法而已,也就是我们要清楚自己的时间究竟花在哪里了?如果不记录的话,单靠记忆是没有说服力的。做一个小测试吧!一天前你在干什么?一周前你在干什么?一个月以前你在干什么?一年前你在干什么?10年前你在干什么?有多少人能清晰的回忆起来,这里要的不是一个模糊的回答,比如,10年前我在上中学,这个不是我想要的答案。我想要的答案是,10年前的今天,也就是2005年7月28日14:20这个时刻我在做什么具体的事情。很遗憾!我自己也不记得了。为什么?因为没有记录,记忆又遗失了。所以这些数据就丢失了,永远的丢失了,再也没有办法找回来了。但是如果有时间记录的话,我可以查一查我的具体时间记录,某年某月某日某个时间,我在做什么事情,这件事情做了多久?做的效果如何?当时的心境是怎样的?这些东西一目了然。这些是真实的数据,和记忆不同,因为人的记忆有时候会出现偏差。现在我已经不再那么相信自己,拿事实说话拿数据说话。所以时间记录的作用在于清楚自己的时间花在了什么事情上面。这是合理运用时间的第一步。

清楚了自己的时间花销,并不能保证你就能合理的利用时间,接下来的一步是,分析自己的时间,看看自己的时间花在某件事情上是不是合理的?或者说问一下自己这件事情有没有必要必须做?重要的事情?紧急的事情?需要分析时间的花销是否合理?这是合理利用时间的第二步。有记录也有分析了,那么第三步就是自然而然的事情了,既规划自己的时间。时间的规划才是目的,只有达到规划的目的,才能说是合理的运用了自己的时间。经过第二步的分析,我们记清楚哪些事情该做哪些事情不该做,对于那些不该做的事情直接删除就好了。另外对于一些浪费的时间,尽可能的减少或消除,来达到合理利用时间的目的。而如果没有第一步的时间记录,那么也就谈不上后面的分析和规划。所以记录时间的第一个意义在于,合理的利用自己的时间。

时间记录的第二个意义在于,记录自己的生命轨迹,前面说到了,我们没有办法记住自己几年前做的事情,因为人的记忆能力有限,并且记忆需要占用大脑的资源。那么就需要通过记录来补充记忆,时间记录就是这么一件极其棒的事情。如果你记录的够详细,那么你日后看你的时间记录的时候,马上就可以提取当时的记忆,在那个时刻,你在做什么?做了多长时间?当时的心境是怎么样的?这些问题就一目了然。如果你记录时间坚持的足够长,比如说10年,10年后你再来看一看你的时间记录,你就自然而然的清楚你是如何一步步走到10年后的今天。不管你10年后的今天是好是坏,你都可以找到理由。比如,10年前你非常努力,而10年后你取得了不错的成绩,那么时间记录可以作为证据来说明。但是说,10年的时间里,你每天除了上班下班,剩余时间就看看电视剧,睡睡觉,那么10年后你混的很一般也是怨不得别人的。我个人而言,我希望能见证到我的成长历程,看看我走过的路,等我把时间记录打印出来,并保存之后,对于我来说,时间记录就是一份极其重要的生命历程资料。长久坚持下来,一年一次,10年的话我就拥有10份生命历程资料,20年的话就拥有20年生命历程资料,以此类推……所以记录时间的第二个重大意义在于,记录自己的生命轨迹。有了这两个重大意义的支撑,那么坚持时间记录就显得十分有意义,也更容易坚持。

那问题来了,如何记录时间呢?

已经开始记录时间的人,应该对于柳比歇夫毫不陌生,这位俄国的伟大昆虫学家,坚持时间记录56年。56年如一日,坚持记录时间、分析时间和规划时间。它用到的工具就是纸和笔。纸和笔是很好的工具,如果手头准备有纸和笔,那么做一件事情记录一件事情,也是可以的。比如柳比歇夫就是,做一件事情记录下这件事情的耗用时间,也称为事件–时间日志。当然现在云笔记也有很多,跨平台也非常方便,使用云笔记记录的话也是可以的。而这些我都不用,因为我希望我记录的时间更为精确,最好精确到秒钟。有幸在年初看到了剑飞(我的一位Mentor,个人大数据专家,E迅速录师)的分享课程,他使用了TimeMeter这样一款工具,excel表格,结合为知笔记,记录时间的问题迎刃而解。这样一款软件把事件记录精确到秒钟,个人目前应用的非常顺手。推荐大家也去学习,地址:《时间记录相关教程:TimeMeter,Itimelog》

时间记录的第一步是,对个人的所有领域进行分类,建立个人的标签管理系统。一般由一级标签和二级标签组成,一级标签6到8个为宜,这6到8个标签一定要囊括个人的全部大领域,要求是把标签分地尽可能的大、独立,也就是要符合“相互独立,完全穷尽”原则。以我自己为例,包括学习成长,工作事业,家庭生活,社会交往,健康休闲,此外,一级标签里还独立出了交通时间和睡眠时间,一级标签还需要配合数字和颜色进行辅助,比如03学习成长,用黄色进行标记,数字和颜色也应该分别固定下来。而二级标签是一级标签的细化比如学习成长一级标签下面,还可以分为学习时间阅读时间和写作时间等等,这些属于二级标签,而二级标签的数量不宜过多,太多不便于管理,一般3到5个即可。也就是把每个领域分别细分下去。

第二步是详细记录。在说记录之前,先说说记录有哪些原则,一些事情如果建立一些简单的原则的话,那么执行起来就会更有规范。那么时间记录本身有哪些原则呢?原则一,真实。比如你明明做了某件事情,但是可能害怕别人笑话记录成了另外一件事情,那么这样的记录就没有真实性可言。如果你记录的缺乏真实性的话,那么这份参考资料就显得没有可信度,这就会带来两个问题:第一个,分析的结果不靠谱,分析结果不可靠的话,那么就没有办法合理的规划时间,记录时间意义不大。第二个,生命历程资料也不靠谱,那么日后查询的时候,你可能真的认为你在做记录的事情,这显然违背与做这件事情的意义。事实上,那些记录只属于你,你与自己的秘密,如果你不公示于人没有人知道。所以记录一定要真实。记录的第二个原则是及时。所以即使也就是,做了某件事情要立刻记录下来,而不是仅凭事后的记忆补记。前面说到了,记忆可能产生偏差,依然有可能造成记录不真实的情况。真正的做法应该是,做完了某件事情立刻记录下来。记录的第三个原则是详尽。也就是在记录的时候,一定要尽可能的详细,详细到什么样的程度呢?一个判断标准是,一个陌生人的态度去看自己记录的东西,能一眼知道自己具体在做什么事情。因为随着时间的延长,人的好多记忆就慢慢丢失了。举个例子来说,如果你的记录里面只有“阅读”两个字,那么我可以保证,一年之后你绝不知道自己在阅读什么书籍,哪一章节。所以详细的记录就十分有必要。而记录本身也不是随随便便的,需要有一定的规范才行,为什么要有规范呢?这其实是便于后面的统计,如果记录比较混乱的话,那么势必给后面的统计分析造成麻烦。这是关于记录本身。记录完了该如何分析呢?

分析时间。对于合理规划自己时间来说,分析时间也是一个重要的环节。但是一般大多数人都不擅长于分析自己的时间,如何分析自己的时间呢?有没有什么标准而言呢?其实也还是有的。合理利用自己的时间包含的信息是,要事优先原则。那么就可以根据这个原则来分析时间,利用二八原则确定20%的重要事情,然后看一看自己的实际时间使用情况,找出没有产出的时间和甚至是浪费的时间,也就是看看哪些事情是低价值的事情,尽可能的把这些时间剔除掉。具体的分析方法是,拿出自己的时间记录,逐项逐项分析,问一问自己:做这件事情的价值大吗?如果不做这件事情有什么后果吗?如果价值不大又不会产生什么严重的后果,那么直接删除就好了,以后不做这类的事情,这块时间就可以多出来。或者问:哪些事情是浪费时间的事情?是自己浪费了别人的时间?还是别人浪费了自己的时间?抑或是自己浪费了自己的时间?看自己在哪些事情上时间的浪费比较严重。找到那些事情,把那些事情从自己的待办事项中划除,消除一些不必要的时间黑洞。腾出时间做最重要的事情。

分析的第二个维度是,找出自由可支配时间。哪些是自由可支配时间呢?前面在标签分类的时候,单独把睡眠时间和交通时间提出来了,此外还有工作时间和家庭生活的时间,这些时间都是刚性时间,也就是每天必须耗费的时间。这些刚性的时间可能我们没有办法使用,我们能够利用的,就只有剩下的自由可支配时间。所以我们要找到那些时间并加以利用。

分析的第三个维度是围绕项目展开,比如某一个项目,实际耗费了多长时间?我们可以查一查时间记录就可以得知,和我们预估的时间进行比较。看看我们对这个项目,预估时间的长短如何,把这个时间作为一个参考。比如,我现在进行的语音写作项目,计划是每天两个小时完成多少字写作,实际上每天下来,慢慢看到自己在做这件事情速度在不断加快。这个维度还有另外一种分析方法,这里举两个例子来说明。比如说交通时间,统计一段时间之后,看一看自己的交通时间耗费了多久。可以尝试不同的交通路线,在不同时间进行乘车,乘坐不同的交通工具,然后隔一段时间进行比较。比如哪一条交通路线距离最短,在哪个时间段交通最舒畅,早晚哪些时间段人流量少?而不是在上下班的路上堵上一两个小时,这样除了浪费时间还会影响心情。另外也可以比较不同的交通工具实际耗用时间情况。或者即使路程很长又没有办法减少时间的时候,是否在交通的途中可以听听有声书等等。经过这样的综合分析之后,打造出最合理的交通方案。第二个是睡眠时间。有了时间记录之后,可以把自己的睡眠时间做一个分析,看看睡眠时间长短和个人精力的一个关系。如果你白天的精神状态不好没有精神,那么看一看是不是自己睡眠时间不够了。可以尝试适当增加自己的睡眠时间,然后继续监控自己的精力状态,以此得出个人最佳的睡眠时长。与此同时,从长期来看,个人的睡眠时间也是有一定规律可循的。比如对于我个人而言,如果每天晚上保证7个半小时的睡眠时间,那么白天的精神状态就比较好,反之如果低于7个半小时,那么白天肯定要补觉,及时补觉hi精神状态不佳。所以7个半小时对于我来说就是一个非常好的参考。在做时间的规划时候,我就会剔除掉7个半小时的睡眠时间。简言之,也是通过监控自己的睡眠时间,来辅助保证充沛的精力。

最后一步是时间的规划。由于个人目前的状态变动比较大,所以记录下来的时间对于长期的规划参考价值不大,关于规划目前还没有跟上。不过值得说明的一点是,剔除掉那些刚性时间,把剩下的可自由支配的时间规划起来,做最重要的事情,这就达到了合理分配自己时间的目的。

文章目录